TÌM HIỂU CÁC CÔNG CỤ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP

Bài viết dưới đây là các công cụ truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp  tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên.

1. Mạng truyền thông nội bộ

Mạng truyền thông nội bộ hay còn gọi là mạng xã hội doanh nghiệp ngày càng phổ biến tại các tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan đoàn thể.  Việc sử dụng công nghệ ngày càng ăn sâu vào hành động, tiềm thức của con người, ứng dụng công nghệ hiện đại cũng ra đời để tiếp cận với người dùng nhanh hơn, gần gũi hơn, hiệu quả rõ rệt hơn.

Mạng truyền thông nội bộ  cũng được ứng dụng phổ biến hơn, giúp các tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan đoàn thể:

• Tỷ lệ tiếp cận thông tin cao hơn, tần suất nhiều hơn, truyền tải thông tin tới đúng đối tượng hơn.
• Thông tin được phổ biến dưới nhiều định dạng: Văn bản, hình ảnh, video, postcard,… phù hợp cho các chiến dịch truyền thông nội bộ từ phổ biến quy định, quy trình, chính sách đãi ngộ, tuyển dụng nội bộ, chia sẻ tri thức, sáng kiến…vv
• Tăng tỷ lệ tương tác nội bộ, thúc đẩy sự gắn kết giữa ban lãnh đạo và nhân viên, giữa các bộ phận và giữa các thành viên với nhau.
• Truyền tải giá trị, tinh thần, văn hóa doanh nghiệp đậm nét hơn, nhất quán đến nhân viên.

2. Truyền thông nội bộ qua các cuộc họp định kỳ

Thông qua các cuộc họp định kỳ thường để truyền thông những thông tin quan trọng từ ban lãnh đạo đến các quản lý cấp cao và cấp trung. Từ đó các nhà quản lý lại phổ biến thông tin đó cho nhân viên dưới quyền mình phụ trách…

Tần suất của các cuộc họp định kỳ có thể diễn ra hàng tuần hoặc khác tùy theo doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp lớn, việc họp định kỳ có thể bị phân tách do có quá nhiều phòng ban, nhiều chi nhánh. Do đó, doanh nghiệp có kết họp offline, hoặc online qua các ứng dụng họp trực tuyến như: Suremeet, Zoom, Hangout…  để đặt lịch, tra cứu lịch họp, hoặc họp mọi lúc mọi nơi.

Về mặt hiệu quả truyền thông:

• Kém hiệu quả với những chỉ đạo nóng cần phổ biến trên diện rộng
• Thông tin có thể được truyền đạt thiếu nhất quán khi được truyền tải qua nhiều cấp
• Hiệu quả nhất với các thông tin quan trọng, mang tính chiến lược, đối tượng tiếp nhận thông tin là nhà quản lý các cấp

3. Truyền thông nội bộ qua radio

Radio thích hợp với việc truyền đạt những chỉ đạo nóng từ ban lãnh đạo, những sự kiện đáng chú ý của doanh nghiệp. Ngoài ra, Radio cũng là nơi chia sẻ những câu chuyện tạo động lực giúp thúc đẩy tinh thần của nhân viên. Hoặc là nơi chia sẻ xu hướng kinh doanh, thị trường hay là những bản nhạc chào ngày mới cũng như nhắc nhớ nhân viên giữ gìn sức khỏe trước tình hình dịch bệnh covid phức tạp….vv

Tỷ lệ thông qua hình thức này luôn đạt tỷ lệ tiếp cận >90% . Tần suất phát sóng tùy thuộc vào những chủ đề, chiến dịch truyền thông cần truyền tải và mức độ quan trọng của thông tin. Và Thiết bị và công cụ thường sử dụng đi kèm là: Loa trần, thiết bị ghi âm (mic hoặc điện thoại),..

TRẢI NGHIỆM NGAY: DỊCH VỤ NHÂN SỰ - CỔNG THÔNG TIN DÀNH CHO NHÂN VIÊN

4. Email nội bộ

Việc truyền thông qua hệ thống email nội bộ là 1 hình thức không thể nào không kể đến. Tỷ lệ tiếp nhận thông tin qua kênh này là khá cao, tuy nhiên các thông tin truyền tải thường liên quan đến công việc là chủ yếu như:

• Ban hành chính sách mới, các quy trình, quy định, quyết định của công ty
• Thông tin về lương, thưởng, nhân sự, giao việc, nhận việc,…
• Các chương trình sinh hoạt nội bộ…

5.  Bảng tin nội bộ

Bảng tin vẫn là kênh thông tin đóng vai trò quan trọng trong các văn phòng. Bảng tin được đặt ở vị trí dễ nhìn tất cả nhân viên ai đều cũng có thể thấy được, cung cấp các thông tin các văn bản về sự kiện, dự án, lịch họp hay những thay đổi về quy định của doanh nghiệp đến từng phòng ban đến từng nhân viên.

6. Các group nội bộ

Trước sự bùng nổ mạng công nghệ số thì sức mạnh của mạng xã hội, các công cụ trò truyện/video trực tuyến này càng phổ biến. Đa số nhân viên văn phòng đều nhanh chóng bắt kịp và sử dụng thành thạo. Đây có thể xem là công cụ truyền thông nôi bộ, nhưng chưa phải là kênh được ưu tiên bởi lý do:

• Thông tin dễ dàng bị trôi  vì nhiều người chat liên tục trong group
• Khá nhiều người mặt trong group nhưng ít khi lên tiếng hay theo dõi thông tin trong nhóm
• Nhóm của từng bộ phận thường hoạt động sôi nổi, hay có chỉ đạo nóng về công việc, thông tin cần phổ biến, phạm vi phổ biến thông tin hẹp…

Bài viết tham khảo:

• 06 phương án tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp 2021
• Một số quy trình đào tạo nhân viên tại Doanh Nghiệp
• Làm sao để xây dựng quy trình đào tạo hiệu quả
• Elearning – Công cụ đào tạo nội bộ đắc lực cho doanh nghiệp
• Xây dựng quy trình đào tạo trực tuyến
• Phương pháp đào tạo trực tuyến – Xu hướng của thời đại