1. Ưu điểm
Việc quản lý, theo dõi nhân sự tại các doanh nghiệp trở nên đơn giản và dễ dàng hơn nhờ sự ra đời của Excel. Việc theo dõi nhân sự bằng Excel mang lại những ưu điểm tuyệt vời như sau:
- Cập nhật rất chi tiết và rõ ràng các trường thông tin, qua đó người quản lý nhân sự có thể nắm bắt được đầy đủ, chính xác về thông tin nhân sự, có thể so sánh, đối chiếu dễ dàng các hạng mục với nhau cũng như trong quá trình xuất dữ liệu báo cáo.
- Đa dạng về form, biểu mẫu giúp người quản lý nhân sự có thể dễ dàng lựa chọn những biểu mẫu phù hợp với công ty, doanh nghiệp mình.
- Giúp cho người làm công tác quản lý tiết kiệm được sức lực, thời gian, theo dõi thông tin nhân sự một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác so với cách làm thủ công.
2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm vượt trội kể trên thì việc theo dõi nhân sự bằng excel cũng có những hạn chế khiến người dùng cảm thấy bối rối trong quá trình sử dụng. Cụ thể:
Khả năng quản lý thấp:
Trong 1 file excel chỉ tối đa được 65000 dòng. Do đó, với những doanh nghiệp có số lượng nhân viên đông vượt quá 65000 dòng thì việc quản lý nhân sự bằng excel sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
Vì thế các doanh nghiệp lớn họ thường nghĩ đến cách tách thông tin nhân sự ra các Sheet hoặc file khác nhau để thuận tiện hơn trong quá trình lưu trữ và quản lý. Tuy nhiên, việc nãy sẽ khiến người quản lý gặp khó khăn khi tìm kiếm thông tin hay cần phải thay đổi, chỉnh sửa dữ liệu nhân viên.
Dễ gặp phải sai sót khi xuất dữ liệu báo cáo
Khi cần phải xuất dữ liệu báo cáo, nếu nhân viên không đủ trình độ chuyên môn, không am hiểu về excel, file lưu trữ thông tin thì rất dễ dẫn đến việc xuất dữ liệu báo cáo bị sai, hoặc thiếu dữ liệu.
Độ bảo mật, an toàn thấp:
Hiện nay, có 2 dạng quản lý nhân sự bằng excel là quản lý tập trung và quản lý phân tán.
- Quản lý tập trung: việc này có nghĩa là cả phòng nhân sự sẽ dùng chung 1 file master đặt tại một thư mục chung nào đó theo quy định của phòng. Điều này sẽ gặp những hạn chế như sau: khi người quản lý nhân sự A cần thay đổi thông tin cho nhân viên B của mình, người quản lý nhân sự C cũng cần thay đổi thông tin nhân viên D của mình. A và C cùng mở file master để thao tác. Nếu các thông tin của A lưu trước, thông tin của C lưu sau thì nhân viên D được thay đổi thông tin, còn nhân viên B không được thay đổi,.. Như vậy sẽ dễ dẫn đến sai sót cho thông tin của nhân viên B.
- Quản lý phân tán: có nghĩa là mỗi người quản lý sẽ cập nhật và quản lý thông tin bằng một file excel khác nhau, điều này dẫn đến việc tổng hợp, xuất báo cáo không đồng bộ, thống nhất với nhau, vì mỗi người mỗi kiểu. Gây khó khăn trong quá trình theo dõi, quản lý của cán bộ cấp cao hơn. Chưa kể đến việc bảng theo dõi nhân sự bằng excel cũng sẽ bị ảnh hưởng khi máy tính xảy ra các sự cố ngoài ý muốn như bị virus tấn công, hư phần cứng…vv
Có thể nói theo dõi nhân sự bằng excel là một việc không hề đơn giản như nhiều người nghĩ. Vì vậy, để làm tốt công việc này, đòi hỏi người quản lý cần phải không ngừng trau dồi học Excel và học Kế toán để có kiến thức vững dễ dàng quản lý nhân sự hơn.
- Dễ gây ra các lỗi sai bởi thao tác của con người
- Không thể để lại “thừa kế” cho người sau
3. Kết hợp theo dõi nhân sự với những biểu mẫu nhân sự Excel nào?
Để quản lý một cách tổng quát và đầy đủ hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp cần sở hữu một hệ thống gồm 5 biểu mẫu Excel khác:
- File quản lý danh sách nhân sự tổng quan: tổng quan về thông tin của các nhân sự đang làm việc tại công ty (đang trong thời hạn hợp đồng).
- File quản lý hồ sơ nhân sự (hồ sơ cá nhân): theo dõi chi tiết hơn về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các thông tin liên quan tới lương thưởng và phụ cấp, và các loại giấy tờ cần thiết theo quy định của pháp luật.
- File quản lý hợp đồng: quản lý thông tin hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ không xác định thời hạn).
- File theo dõi nhân sự nghỉ việc
- File theo dõi biến động tiền lương của nhân sự
Nhận xét
Đăng nhận xét